大连船用柴油机有限公司 

刘创 刘博 元海明 孙森

摘要

随着企业规模的扩大和市场竞争的加剧，传统的采购管理模式已无法满足现代企业的需求。为了提高采购效率、降低采购成本、提升供应链管理水平，本文以大连船柴采购工作为例，探讨了采购管理数字化应用的策划与实施。通过引入数字化技术，构建采购管理信息系统，实现采购数据的信息化、可视化。本文详细阐述了采购管理数字化的主要做法、关键技术及实施效果，旨在为企业采购管理的数字化转型提供参考。

关键词

采购管理；数字化；自动化

引言

在全球化竞争日益激烈的背景下，企业采购管理面临着诸多挑战，如采购流程复杂、信息不透明、成本控制困难等。传统的采购管理模式依赖于人工操作和纸质文档，效率低下且容易出错。随着信息技术的快速发展，数字化采购管理成为企业提升竞争力的重要手段。本文以大连船柴采购管理工作为例，探讨了采购管理数字化应用的策划与实施过程，旨在为企业提供一套可行的数字化采购管理解决方案。

1. 实施背景

1.1 研究必要性分析

随着公司订单的增多，采购管理的复杂性也随之增加。传统的采购管理模式存在以下问题：

l  采购流程复杂：采购流程涉及多个部门和环节，信息传递不及时，导致采购周期长、效率低。

l  信息沟通不畅：采购过程中的各部门信息沟通不畅，难以实时掌握订货资料下发情况和采购进度，增加了采购风险。

l  数据统计困难：数据分散在纸质单据上，人工收集整理耗时耗力，且容易出错，难以快速准确统计分析采购量、成本，影响采购决策与管理效率。

1.2 解决方案分析

通常情况下，企业可以通过引入专业的采购管理软件或与第三方软件公司合作来解决上述问题。然而，这些解决方案存在以下不足：

l  成本高：专业软件采购和维护费用较高，增加了企业的运营成本。

l  实施周期长：与第三方软件公司合作需要较长的沟通和实施周期，难以快速响应企业的需求。

l  定制化不足：通用软件难以完全满足企业的个性化需求，导致使用效果不理想。

1.3 解决方案

考虑到上述问题，采购管理部决定基于现有的信息化基础，通过内部技术团队的开发能力，构建一套适合自身需求的采购管理数字化方案。该方案将基于微软Office软件，通过EXCEL自带信息化功能、函数及内嵌的VBA模块，充分利用现有资源，降低开发成本，同时确保整个方案的灵活性和可扩展性。同时根据现实情况，最大限度的融合现有ERP系统，提升采购管理工作数字化水平。

2. 采购管理数字化应用的策划

2.1 采购管理数字化的策划

在策划阶段，采购管理部首先对现有的采购流程进行了全面梳理，明确了各个环节的需求和痛点。基于这些需求，采购管理部准备制作各种信息化表格，包括协议图纸下发统计表、订货合同统计表、手持订单监控表等。每个表格通过函数实现与上游部门的数据连通，并应用图表、函数对表格进行实时更新并实现可视化。

2.2 采购管理数字化的研究目标

采购管理数字化的研究目标是实现采购工作流程的自动化、可视化、标准化，具体包括：

采购计划管理：制作协议图纸下发统计表，按照主机型号、主机系列进行分类，对技术中心的协议下发进度，分析表下发进度及生产路线下发进度进行实时监控，以进度条的形式进行可视化管理。

采购任务管理：应用EXCEL软件自带的VBA模块，编辑程序，实现图纸分发的自动化，提升工作效率及准确性。梳理采购任务分配逻辑关系，制作小程序对采购任务分配进行复验，利用大数据分析各部件的最优厂家，提高供货产品质量。

采购过程管理：制作订货合同统计表，按照主机型号、主机系列进行分类，通过链接各系列主机监控明细表，利用函数进行合同签订情况的统计，并在各主机型号栏关联超链接，通过点击超链接直接转至对应的主机监控明细表，方便查看主机部件订货厂家等具体订货信息。

采购订单管理：制作手持订单监控表，按照主机型号、主机系列进行分类，对主机的各大部件进行分项监控，按照年份利用函数自动计算主机各部件的订货进度，各厂家所占比例，利用EXCEL自带图表功能及函数实现订货进度的可视化并实时更新。

3. 采购管理数字化系统的关键技术

3.1 数据采集与处理技术

采购管理数字化应用的核心在于数据的采集与处理。通过EXCEL的VBA编程，系统能够自动从各个部门的数据源中提取采购相关数据，并进行清洗、整理和存储。数据采集的自动化减少了人工干预，提高了数据的准确性和及时性。

协议图纸下发统计表

订货合同统计表

主机监控明细表

3.2 数据可视化技术

数据可视化是采购管理数字化的重要组成部分。通过EXCEL的图表功能，系统能够将复杂的采购数据以直观的图表形式展示出来，如饼图、柱状图、折线图等。这不仅帮助管理层快速理解采购进度和订单分布，还为后续的采购决策提供了有力支持。

手持订单监控表

订货完成度柱状图

3.3 自动化流程控制技术

通过VBA编程，系统实现了采购计划部分流程的自动化。例如，系统能够自动分发图纸、复验采购计划分配合理性等。自动化流程控制不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。随着后续数据的积累，可以进一步开发采购任务分配的半自动化系统，为最终实现此项工作的全自动化打下坚实的基础。

自动化表格及图纸自动分配效果

3.4 大数据分析与优化技术

系统利用大数据分析技术，对历史采购数据进行分析，识别出最优的供应商和采购策略。通过分析主机历史订货厂家记录，系统能够为采购决策提供科学依据，从而优化采购流程，降低采购成本。

通过现行ERP的功能模块，结合EXCEL函数功能可以统计出付款情况、主机成本、部件历史价格等信息，随着ERP的后续优化,结合EXCEL中VBA模块在采购数据统计上大有可为。

4. 主要研究成果

通过努力成功开发了采购管理数字化方案，通过信息化手段实现了采购订货资料、采购合同、手持订单的实时监控与可视化管理，极大地提高了采购数据统计效率，降低了采购成本。

通过开发的复验程序，实现了表格填写提示、一键图纸分发、厂家分配错误提示等功能，极大地简化了人工操作并提升了工作质量。

5.项目实施效果

自实施以来，采购管理数字化系统取得了显著的成效：

l  采购效率提升：通过自动化流程控制和数据可视化，采购计划人员的工作效率提高了30%。

l  信息透明度提高：各部门之间的信息沟通更加顺畅，采购进度和订单分布一目了然，减少了信息不对称带来的风险。

l  数据准确性提高：通过自动化数据采集和处理，数据统计的准确性提高了50%，减少了人工操作带来的错误。

6. 采购管理数字化系统的未来展望

6.1 与ERP系统的深度集成

通过EXCEL VBA，采购管理可以实现高度自动化和智能化，涵盖数据分析、邮件通知和数据整理等多个环节。VBA的灵活性和强大功能使其成为采购管理中不可或缺的工具。通过进一步的开发，可以进一步实现采购的自动化。

6.2 与ERP系统的深度集成

采购管理数字化系统可以进一步与企业的ERP系统进行深度集成，实现采购、生产、财务等环节的无缝衔接。通过ERP系统的强大功能，采购管理数字化系统可以更好地支持企业的整体运营。

6.3 人工智能与机器学习的应用

随着人工智能和机器学习技术的发展，未来的采购管理数字化系统可以引入智能算法。随着DEEPSEEK，豆包等人工智能的进化，将进一步提升采购管理的智能化水平，可能给采购管理带来颠覆性的改变。

6.4 移动化与云端化

采购管理数字化系统可以进一步向移动化和云端化发展。通过移动端应用，采购人员可以随时随地查看采购进度、与供应商沟通记录等信息。云端化则可以实现数据的实时同步和共享，提升系统的灵活性和可扩展性，探索通知数据、图纸数据传递更简洁有效方法，将采购人员从逻辑清晰的大量重复性工作中解放出来。

7. 结论

采购管理数字化是企业提升竞争力、降低成本、提高效率的重要手段。通过引入数字化技术，企业可以实现采购流程的自动化、可视化和标准化，从而提升采购管理的整体水平。本文以大连船柴为例，详细探讨了采购管理数字化应用的策划与实施过程，并提出了未来的发展方向。希望本文的研究能够为其他企业的采购管理数字化转型提供参考和借鉴。

参考文献

无

作者简介

刘创，1984年出生，男，高级工程师，从事采购计划管理及产品采购工作。

刘博，1985年出生，男，工程师，从事采购计划管理及产品采购工作。

元海明，1987年出生，男，工程师，从事采购计划管理及采购管理工作。

孙森，1984年出生，女，中级经济师，任采购科科长，有多年采购管理及产品采购经验。

来源：船柴